Нотаріальний переклад документів – це письмовий переклад, оформлений згідно з правилами нотаріуса. Оформлення перекладу — це важлива частина процесу засвідчення, оскільки від коректного оформлення залежить чи документ прийме нотаріус чи інша інстанція.
Пропонуємо розібратися, в яких випадках необхідно засвідчення перекладу, які існують види засвідчення та чим письмовий переклад без засвідчення відрізняється від нотаріально завіреного.
Для чого потрібне засвідчення перекладу
Нотаріальне засвідчення — це надання юридичної сили документу перед різними інстанціями чи можливості його використання на території іншоїдержави. Засвідчення потрібне у разі переведення офіційних документів, виданих у іноземних державах, для подання до різних інстанцій іншої держави. Наприклад, у вас є громадянство України і ви хочете отримати ВНЖ у Німеччині. Усі ваші документи (паспорти, дипломи, свідоцтва, довідки) мають бути не лише перекладені німецькою мовою, а й нотаріально засвідчені та апостильовані — це дає вашим українським документам юридичну силу на території іноземної держави. Також, якщо ви плануєте навчатися за кордоном, вам знадобиться нотаріально завірити та легалізувати / апостилювати переклад диплому та/або атестату. Якщо дитина виїжджає за кордон без батьків, знадобиться нотаріально засвідчений переказ дозволу батьків на виїзд дитини.
У яких випадках потрібна консульська легалізація/проставлення апостилю
Якщо ви плануєте оформлення зарубіжних документів за кордоном на основі українських, то вам потрібно не лише перекласти документи іноземною мовою, а й легалізувати/апостилювати їх на території України для тієї країни, де оформлятимете нові документи. Звичайного нотаріального засвідчення буде недостатньо.
Легалізація іноземних документів проводиться лише за місцем їх видачі. Наприклад, якщо ви отримали свідоцтво в Японії, то тільки там його можна легалізувати. Український диплом можна легалізувати лише в Україні.
Якщо ваші документи видані в іншій країні, то в Україні ви можете лише перекласти документи та завірити нотаріально. Легалізувати чи проставити апостиль на іноземний документ в Україні не вдасться.
Види завірення
Залежно від мети, завірення можна розділити на дві великі групи:
1. Нотаріальне засвідчення документа: нотаріальне засвідчення перекладу (НЗП), нотаріальне засвідчення копії (НЗК), рівнозначність);
2. Легалізація документа: апостиль, консульська легалізація.
Далі докладно розглянемо усі види завірення.
Нотаріальне завірення
НЗП – нотаріально засвідчений переклад документа. Також можна зустріти розшифровку «нотаріальне засвідчення достовірності підпису перекладача».
До оригіналу документа додається його переклад і надсилається на засвідчення. Нотаріус перевіряє справжність документа та коректне оформлення перекладу відповідно до норм нотаріату. На останній сторінці перекладач ставить свій підпис, що засвідчує, що він виконав переклад цього документа. Виконувати переклад для нотаріального засвідчення може лише дипломований перекладач, зареєстрований у нотаріуса. Нотаріус засвідчує справжність підпису перекладача та проставляє свій підпис, прописує реєстровий номер та скріплює документ своєю печаткою. Важливо, що нотаріус не несе відповідальності за зміст завіреного ним перекладу. Нотаріус засвідчує правомочність перекладача здійснювати перекладацьку діяльність, а не коректність інформації у документах.
Переклад може підшиватись до оригінального документа, до скан-копії документа або нотаріально завіреної копії. Нотаріальне засвідчення – це перший етап при легалізації та апостилюванні.
НЗК – нотаріально засвідчена копія документа.
Копія завжди робиться з оригіналу документа. На копії проставляється посвідчувальний напис нотаріуса, штамп «Копія», підпис та друк нотаріуса та реєстровий номер. Ця процедура корисна у випадках, коли не можна прошивати оригінал документа (наприклад, необхідно зберегти оригінал при нотаріальному перекладі паспорта), і важливо зберегти оригінал документа. Нотаріальні копії часто використовуються не тільки фізичними, а й юридичними особами для подання документів до різних державних структур, укладання міжнародних угод, організації логістики та проходження митного контролю. Кількість нотаріальних копій одного і того ж документа не обмежена, що дозволяє зробити необхідну кількість копій та зберегти оригінали документів. Так документ не втрачає своєї юридичної сили і немає жодних перешкод для його прошивки під час засвідчення.
Рівнозначність документів означає підтвердження тотожності їхнього змісту. Рівнозначність підрозділяється за форматами:
1. З паперового формату до електронного. За наявності паперового документа нотаріус готує його електронний варіант, тотожний за змістом, та підписує електронним підписом нотаріуса. Електронний документ має таку саму юридичну силу, як і документ на паперовому носії. Цей варіант не підходить для документів, що засвідчують особу та документи щодо оформлення угод. Документи мають бути українською мовою або з підшитим перекладом українською мовою.
2. З електронного формату до паперового. За наявності електронного документа нотаріус готує його паперовий варіант, тотожний за змістом, після чого підписує своїм підписом та ставить печатку. Такий документ має таку саму юридичну силу, як і електронний документ.
Легалізація документа
Легалізація надає документу юридичної чинності віншій державі. Ця група має також свої різновиди: апостиль і легалізація. Апостиль є спрощеною легалізацією офіційних документів для країн-учасниць Гаазької конвенції. Апостиль може проставлятись для певного списку документів:
• документи, що виходять від органу чи посадової особи, що підпорядковуються юрисдикції держави, включаючи документи, що виходять від прокуратури, секретаря суду чи судового виконавця;
• адміністративні документи;
• нотаріальні акти;
• офіційні позначки (відмітки про реєстрацію; візи, що підтверджують певну дату; засвідчення підпису на документі, який не засвідчений у нотаріуса).
Вимоги до оформлення документів для нотаріального засвідчення
• у нотаріальному перекладі не повинно бути картинок, креслень, наклейок, штампів, емблем;
• усі ілюстрації мають бути переведені у текстовий формат. Тільки у виняткових випадках за індивідуальним узгодженням із клієнтом допустимо залишити креслення або маркетингові ілюстрації (наприклад, зовнішній вигляд упаковки лікарського препарату). Важливо знати, чим викликана така потреба та як використовуватиметься документ;
• обов’язково повинен бути колонтитул із зазначенням мовної пари у верхньому колонтитулі на 1 сторінці. На останній сторінці в нижньому колонтитулі має бути рядок, де вказані дані перекладача;
• весь текст документа має бути легко читаним;
• документ, що складається з декількох аркушів, повинен бути цілісним (способи забезпечення цілісності: зшивка, підписання кожного аркуша автором документа, проставлення печаток або штампів на місцях перетину сторінок документа, проставлення рельєфного друку крізь усі аркуші документа, проставлення послідовної нумерації аркушів із зазначенням їх загального кількості);
• документ повинен бути перекладений українською мовою, або його оригінал має бути українською. Якщо документ перекладається з однієї іноземної мови іншою, то нотаріус прийме його на засвідчення лише за наявності проміжного перекладу українською мовою. Наприклад, потрібно перекласти оригінал документа японською мовою англійською. Для того, щоб нотаріус в Україні зміг завірити документ, необхідно, щоб його було перекладено з японської на українську мову і далі був переклад англійською. В іншому випадку, нотаріус не прийме документ на засвідчення.
Документи, складені за кордоном, мають пройти процедуру повної консульської легалізації або мати апостиль. Це правило стосується:
• документів, що виходять від органів чи посадових осіб, які підпорядковуються юрисдикції держави, включаючи документи, що виходять від прокуратури, секретаря суду чи судового виконавця;
• адміністративні документи;
• нотаріальних актів;
• офіційних позначок (відмітки про реєстрацію; візи, що підтверджують певну дату; засвідчення підпису на документі, який не засвідчений у нотаріуса).
Правило не поширюється на:
• документи, надані дипломатичними чи консульськими агентами;
• адміністративні документи, які мають пряме відношення до комерційної чи митної операції.
Документи не повинні мати:
• підчисток або приписок/дописок;
• закреслених слів/інших необумовлених виправлень, які суттєво впливають на зміст документа (наприклад, виправлення дати проставлення штампу/апостилю);
• позначок олівцем або іншими барвниками, що легко стираються;
• нечитаних фрагментів тексту, реквізитів чи печатки, що скріплює підпис посадової особи;
• пошкоджень, які викликають сумніви щодо цілісності документа.
Якщо документ оформлений некоректно, нотаріус має право відмовити у засвідченні. У разі легалізації та апостилювання дотримання цих правил максимально суворе, оскільки при відмові у прийнятті неналежної якості документів втрачається час. Через це проходять терміни здачі для подання вже засвідчених документів до іншої інстанції чи за кордон. Особливо критичним є дотримання термінів подання документів при реєстрації медичних препаратів, при оформленні громадянства та ВНЗ, оскільки в процесі задіяні інші інстанції, у яких свої суворі часові рамки та, у разі несвоєчасного подання документів, заявка може бути відхилена.
Наші нотаріуси працюють тільки з сертифікованими перекладачами, і ми як бюро перекладів відповідаємо за повну коректність завірення з точки зору законодавства. Тому всі переклади, які направляються в наше бюро на засвідчення, обов’язково передаються дипломованим перекладачам і редакторам.
Усі переклади, виконані над нашим бюро ми повинні перевірити, оскільки помилка у перекладі несе потенційний ризик судового розгляду. Ми цінуємо свою репутацію та час наших клієнтів, тому перевірка перед засвідченням перекладу іншої компанії є обов’язковим етапом. Ми самі контролюємо процес передачі документа з однієї інстанції до іншої при легалізації/проставленні апостилю. Виконуємо нотаріальні переклади та інші послуги засвідчення у Києві. Оформіть заявку на нашому сайті або зателефонуйте за контактним номером і наші спеціалісти детально проконсультують вас з послуг засвідчення.